内部通報・ホットライン

内部通報窓口・ホットラインの重要性

内部通報窓口やホットラインを設けることで、社内に潜在的に内在する不当な取引、慣習、粉飾決算、業法違反等を事前に察知、対応でき、未然に不祥事を防止することができます。
他方、内部通報がきっかけで不祥事が発覚した場合、唐突に外部から指摘を受け発覚する場合と比して、事前に適切な対処を取ることが可能であり、風評被害、対応コストを大幅に削減することが可能です。

内部通報制度が機能している企業は、取引先、顧客等の対外的な信頼を得やすく、また、社内的にも従業員に安心感を与えるなど、すべての利害関係人との信頼関係の醸成に役立つといえます。

特にコンプライアンスが求められる昨今の情勢に鑑み、内部通報制度を活用した自浄作用が働く会社組織であることが求められ、そのような持続可能な会社組織を作り上げることが企業価値の向上にも繋がります。

内部通報窓口・ホットラインを設けるためのポイント

通報者を保護する

内部通報をしたことが会社内で知られてしまうと、不利益な扱いを受けるのではないか、職場での人間関係が壊れてしまうのではないか、という不安があると思います。
内部通報制度は通報者を徹底して保護するために、調査を実施する際は、該当部署以外の部署にもダミーの調査を行うなどして、通報者が特定されないように配慮します。
また、通報者を守るための「公益通報者保護法」は、通報したことを理由とする解雇を無効とし、給料の減額や降格など、不利益な扱いを禁止しています。

会社と通報窓口を独立させる

会社の社内窓口の場合、窓口担当者に事細かに質問されると、しゃべり過ぎると自分の名前がばれるのではないかと不安になり、言いたいことが言えないことがあります。また、会社の幹部が窓口担当者になったら、通報対象と通報窓口が同じになってしまう可能性があります。
そのため、社内ではなく、外部に窓口を設けることで、安心して通報できる体制をつくることができます。
消費者庁が公表したガイドラインでも、通報窓口は可能な限り法律事務所など事業者の外部に整備することが適当であると示しています。

内部通報窓口について広く知らせる

内部通報制度を整備したら、その制度の内容や活用方法を社内へ情報共有することが大切です。
社員が内部通報制度を信頼し、安心して通報ができるように全員に知り渡らせるようにします。

外部の法律事務所に企業の内部通報窓口を設置するメリット

企業の内部通報窓口だと、いくら匿名で通報しても、話しているうちに自分の名前がわかってしまうのではないかという不安があり、重要な情報も伝わらない可能性があります。

外部の法律事務所に窓口を設置すれば、守秘義務のある弁護士がインタビューすることで、通報者も安心して話せるので、告発の内容も詳しく聞き取ることができます。
事案の重大性や社内の管理体制の問題点などが明確になると、会社宛てに情報を上げるので、会社にとっても早期の対応ができます。

また、外部の法律事務所が窓口になっているので、会社内部の足の引っ張り合いのような社内政治が持ち込まれることも少なくなります。

したがって、本来、会社の顧問弁護士とは別の法律事務所に、内部通報窓口・ホットラインを設けるべきでしょう。

当事務所に内部通報窓口を設置する意義

当事務所の森居秀彰弁護士は、内部通報制度に精通し、内部通報制度に関する執筆もございます(共著「リスクマネジメントとしての内部通報制度」税務経理協会)。

御社にすでに顧問弁護士が居る場合であっても、むしろ顧問弁護士が居るからこそ、顧問弁護士とは別途、当事務所に内部通報窓口を設置し、より実効的、実践的、効果的な内部通報制度の構築が可能となります。

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