「以前から使用している雇用契約書を、そのまま使い続けている」
「自社で利用規約を作成したものの、法的な問題がないか不安がある」
「取引先から提示された契約書について、十分に内容を確認しないまま締結している」
といったことはないでしょうか。
契約書は、トラブルが生じた際に確認するためだけのものではありません。
あらかじめ取引条件や責任の範囲などを明確にしておくことで、当事者間の認識の相違を防ぎ、将来的な紛争のリスクを抑える役割も担っています。
企業経営においては、問題が発生した後に対応するだけでなく、問題の発生そのものをできる限り防ぐ「予防法務」の視点が重要です。
東京都港区南青山の森居総合法律事務所では、これまで経営者や法務担当者の方から、企業法務に関するさまざまなご相談を承ってまいりました。
本記事では、経営者や法務担当者の方に向けて、契約書や利用規約を見直す際のポイント、弁護士による契約書のリーガルチェックや作成支援を活用する意義について解説します。
企業法務において契約書のリーガルチェックが重要な理由
企業活動では、雇用契約書、業務委託契約書、取引基本契約書、秘密保持契約書、利用規約など、さまざまな契約書が用いられます。
こうした契約書について、「一般的なひな形を使用しているから問題はないだろう」「これまでトラブルがなかったため、見直す必要はない」と考えてしまうこともあるかもしれません。
しかし、一般的なひな形が、自社の事業内容や取引の実態に適しているとは限りません。
たとえば、業務の範囲、報酬、契約期間、解約条件、損害が発生した場合の責任などが曖昧なままでは、契約後に当事者間の認識に食い違いが生じる可能性があります。
また、事業内容やサービスの提供方法が変化しているにもかかわらず、数年前に作成した契約書や利用規約をそのまま使用している企業も少なくありません。
企業法務においては、紛争が発生した後の対応と同様に、問題となり得る点を事前に把握し、必要な対策を講じておくことが重要です。契約書のリーガルチェックは、そのための有効な手段の一つといえるでしょう。
雇用契約書を作成・見直す際のチェックポイント
従業員を雇用する企業にとって、雇用契約書をはじめとする労働条件に関する書面は、労使双方の認識を確認するうえで重要な役割を果たします。
給与や勤務時間、休日などの基本的な条件だけでなく、現在の働き方と契約書の内容に相違がないかという点についても、定期的に確認しておくことが大切です。
雇用契約書と実際の運用に相違がないか確認する
まず確認したいのは、現在使用している雇用契約書と、実際の社内運用との間にずれが生じていないかという点です。
勤務場所、業務内容、勤務時間、時間外労働、休日、賃金、契約期間などについて、採用時から運用が変わっているケースもあります。
また、正社員、契約社員、パート・アルバイトなど複数の雇用形態がある場合には、それぞれの勤務実態に適した内容となっているかを確認する必要があります。
契約書は、単に企業側に有利な条件を盛り込めばよいものではありません。労使間のトラブルを未然に防ぐためには、自社の実情を踏まえながら、双方にとって契約内容が明確に理解できる状態を整えておくことが重要です。
長期間同じ書式を使用している場合には、採用形態や働き方の変化を契機として、一度内容を見直すことを検討してもよいでしょう。
利用規約・契約書のリーガルチェックで確認したいポイント
Webサービスやオンライン上で商品・サービスを提供している企業にとっては、利用規約も重要な契約関係を構成するものです。
利用料金や支払方法だけでなく、キャンセルや解約の条件、禁止事項、サービス停止時の取り扱い、損害が発生した場合の責任などについて、あらかじめ整理しておくことで、利用者との認識の相違を防ぎやすくなります。
契約書のひな形をそのまま使用する際には注意が必要
契約書や利用規約を作成する際、インターネット上に公開されているひな形や、他社の規約を参考にすることもあるでしょう。
しかし、事業内容やサービスの仕組み、顧客との取引関係は企業ごとに異なります。
他社にとって適切な契約内容であっても、自社では必要な条項が不足していたり、反対に実際の運用に合わない内容が含まれていたりする可能性があります。
リーガルチェックでは、単に文章表現や形式面を確認するだけでは十分とはいえません。「実際の事業内容に即しているか」「将来的に紛争となり得る点はないか」という視点から確認することが重要です。
森居総合法律事務所では、お客様の立場や事業の実情を踏まえて問題を捉えることを大切にしています。契約書についても形式的な確認にとどまらず、企業の状況や事業内容を踏まえながら、実際の問題解決につながる対応を検討することが重要であると考えています。
契約書の作成・リーガルチェックを弁護士へ相談する意義
契約上のトラブルが発生すると、相手方との交渉や社内での対応に時間や労力を要し、本来の事業活動にも影響が及ぶ場合があります。
そのため、「問題が発生してから弁護士に相談する」だけではなく、「問題が生じる前に弁護士へ確認する」という予防法務の考え方も重要です。
弁護士に契約書の作成やリーガルチェックを依頼することで、法律上の問題だけでなく、将来的にトラブルとなり得る事項や、自社にとって不利益となる可能性のある条件をあらかじめ整理できる場合があります。
取引先から契約書を提示された場合にも、そのまま締結するのではなく、不明確な条項や懸念点を確認し、必要に応じて条件について協議することが大切です。
また、法律や事業環境、自社のサービス内容は時間の経過とともに変化します。一度作成した契約書を継続して使用するだけではなく、事業の変化に応じて見直していくことも、企業における予防法務の一環といえるでしょう。
森居総合法律事務所では、結果にこだわる姿勢を大切にするとともに、お客様目線に立った問題解決を心がけています。企業を取り巻く状況の変化にも目を向け、最新の情報を踏まえながら、スピーディな対応に努めています。
企業法務・契約書のリーガルチェックは森居総合法律事務所へ
契約書や利用規約は、トラブルが生じた際に備えるためだけのものではありません。取引先や従業員、サービス利用者との認識をあらかじめ明確にし、将来的な紛争の発生をできる限り防ぐという重要な役割があります。
「現在の契約書をこのまま使用してよいのか確認したい」「新しいサービスを開始するため利用規約を作成したい」「取引先から提示された契約書について、締結前に確認してほしい」といった場合には、弁護士への相談をご検討ください。
森居総合法律事務所は、東京都港区南青山に事務所を構え、企業法務に関するさまざまなお悩みのご相談を承っています。事前にご予約いただければ平日は22時まで、土日祝日のご相談にも対応しています。
企業の状況や今後の事業展開にも目を向けながら、問題が大きくなる前にどのような対応ができるのかをともに検討してまいります。契約書の作成やリーガルチェックについてお悩みの経営者・法務担当者の方は、一人で抱え込まず、まずは当事務所へご相談ください。
